REPUBLICA MOLDOVA

GUVERNUL

HOTARIRE

cu privire la optimizarea structurii Ministerului Justitiei si
aprobarea Regulamentului privind aplicarea apostilei

nr. 163   adoptat: 15.02.2007   in vigoare:

publicat in: Monitorul Oficial nr 025 din: 23.02.2007 articolul: 177

In temeiul art.4 al Legii nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.47-50, art.206), Hotaririi Guvernului nr.710 din 23 iunie 2006 "Cu privire la unitatea de analiza, monitorizare si evaluare a politicilor din cadrul organelor centrale de specialitate ale administratiei publice" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.98-101, art.756) si in scopul optimizarii structurii Ministerului Justitiei, Guvernul HOTARASTE:

1. Se reorganizeaza prin contopire Centrul de Informatii Juridice si Centrul de evidenta a gajului, actelor notariale si a debitorilor in Centrul de Informatii Juridice,  cu un efectiv-limita in numar de 14 unitati.

2. Se aproba:
Regulamentul privind aplicarea apostilei, conform anexei nr.1;
modificarile si completarile ce se opereaza in unele hotariri ale Guvernului, conform anexei nr.2.

3. Se stabileste ca aplicarea si recunoasterea apostilei se va realiza cu incepere de la 16 martie 2007, data intrarii in vigoare pentru Republica Moldova  a Conventiei  cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine.  

4. Ministerul Justitiei, in termen de 15  zile:
va elabora si aproba Regulamentul sectiei analiza, monitorizare si evaluare a politicilor;
va modifica si completa Regulamentul Directiei generale relatii internationale si integrare europeana;
va elabora si prezenta Guvernului in modul stabilit Regulamentul  Centrului de Informatii Juridice.
Prim-ministru           Vasile TARLEV  
Contrasemneaza:
Viceprim-ministru,
ministrul afacerilor externe
si integrarii europene          Andrei Stratan
Ministrul justitiei           Vitalie Pirlog
Ministrul finantelor          Mihail Pop
Nr. 163. Chisinau, 15 februarie 2007.
Anexa nr. 1
la Hotarirea Guvernului nr.163
din 15 februarie 2007

REGULAMENTUL
privind aplicarea apostilei
I. Dispozitii generale

1. Regulamentul privind aplicarea apostilei (in continuare - Regulament) este elaborat in vederea realizarii prevederilor Legii nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr. 47-50, art. 206).

2. Prezentul Regulament stabileste procedura de examinare a semnelor ce confirma autenticitatea documentelor supuse apostilarii si de aplicare a apostilei pe actele oficiale intocmite pe teritoriul Republicii Moldova si destinate a fi utilizate pe teritoriul unui alt stat.

3. Se stabileste ca aplicarea si recunoasterea apostilei se va realiza cu incepere de la 16 martie 2007, data intrarii in vigoare pentru Republica Moldova  a Conventiei  cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine.

4. In sensul prezentului Regulament notiunile utilizate semnifica:
apostila - semnul imprimat al stampilei indicat in anexa nr.1 la prezentul Regulament, completat la toate rubricile si sigilat in modul corespunzator;
aplicarea apostilei - unica formalitate care poate fi solicitata pentru a atesta veridicitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, autenticitatea sigiliului si a stampilei de pe acest act.

5. Aplicarea apostilei nu poate fi ceruta atunci cind fie legile, regulamentele sau uzantele in vigoare in statul in care actul urmeaza sa fie prezentat, fie o intelegere intre doua sau mai multe state contractante o inlatura, o simplifica sau scuteste actul de supralegalizare.

6. Actele oficiale straine intocmite pe teritoriul statelor parti la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine pe care este aplicata apostila in conditiile stabilite prin aceasta Conventie se recunosc pe teritoriul Republicii Moldova fara supralegalizare suplimentara.  

7. In activitatea de aplicare a apostilei, Ministerul Justitiei si Ministerul Afacerilor Externe si Integrarii Europene, desemnate ca autoritati responsabile prin articolul 2 din Legea nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, se calauzesc de Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, incheiata la Haga la 5 octombrie 1961, de legislatia Republicii Moldova in vigoare  si de prezentul Regulament.

II. Examinarea documentelor supuse apostilarii si aplicarea apostilei in Republica Moldova

8. Pentru aplicarea apostilei se prezinta doar actele oficiale intocmite pe teritoriul Republicii Moldova care urmeaza sa produca efecte juridice pe teritoriul unui stat, parte la Conventia de la Haga.

9. Ministerul Justitiei este responsabil pentru aplicarea apostilei pe urmatoarele acte oficiale eliberate pe numele si in interesul persoanelor fizice si juridice:
a) actele de stare civila eliberate dupa 24 februarie 1998;
b) documente emise de Ministerul Dezvoltarii Informationale, altele decit cele mentionate la litera a);
c) cazierele judiciare si alte documente emise de Ministerul Afacerilor Interne;
d) actele de studii, care se vor prezenta insotite de confirmarea de la institutia de invatamint care a eliberat actul de studiu;
e) actele notariale;
f) hotariri judecatoresti si alte acte care emana de la autoritati judiciare, inclusiv instante judecatoresti, organe ale procuraturii, grefieri sau executori judecatoresti;
g) adeverintele eliberate de Casa Nationala de Asigurari Sociale care atesta vechimea in munca;
h) adeverintele medicale eliberate de Centrul medical specializat pentru examinarea medicala a emigrantilor si imigrantilor si Centrul national stiintifico-practic de medicina preventiva / Centrul de profilaxie si combatere SIDA;
i) alte acte eliberate de organele oficiale ale Republicii Moldova pe numele persoanelor fizice si juridice.

10. Ministerul Afacerilor Externe si Integrarii Europene va aplica apostila doar pe documentele administrative ale autoritatilor administratiei publice centrale emise de acestea in interes propriu. Fac exceptie actele intocmite de catre autoritatile administratiei publice centrale la cererea si pe numele persoanelor fizice si juridice solicitante.

11. Apostila nu se aplica pe:
a) documentele intocmite de agentii diplomatici sau consulari ai Republicii Moldova;
b) documentele administrative care au legatura directa cu o operatiune comerciala sau vamala.
Originalele documentelor oficiale emise de organele abilitate ale fostei URSS nu vor fi supuse apostilarii pe teritoriul Republicii Moldova. In acest caz apostila va fi aplicata in urma certificarii in modul corespunzator pe teritoriul Republicii Moldova de catre organele abilitate.

12. Apostila se aplica pe actul original. In cazul actelor cu multiple pagini, apostila se aplica pe pagina cu semnatura supusa apostilarii. Daca pe actul pe care urmeaza sa fie aplicata apostila nu exista suficient loc, se va atasa  pe rectou sau pe versou o alonja pe care se aplica si completeaza apostila, iar pentru documentele infoliate apostila se va aplica pe un autocolant alb.
Alonja se anexeaza actului supus apostilarii printr-o modalitate care nu va permite dispersarea lor fara deteriorarea fie a actului, fie a alonjei, fiind cusute si sigilate cu aplicarea semnaturii persoanei imputernicite sa aplice apostila si a stampilei organului corespunzator.  
In cazul in care este necesara aplicarea apostilei pe copie, aceasta initial se va autentifica de catre un notar, ale carui semnatura si calitate vor fi confirmate prin aplicarea apostilei.

13. Documentele prezentate pentru legalizare trebuie sa fie scrise clar si citet. Semnaturile persoanelor oficiale si amprentele sigiliilor lor trebuie sa fie deslusite.
In caz de depistare a greselilor mecanice evidente, a faptelor ce contravin una alteia, actele se inapoiaza pentru efectuarea corectarilor necesare.

14. Daca in statul destinatar va fi necesara prezentarea traducerii efectuate in statul emitent, actele, dupa aplicarea apostilei pe original, se traduc in limba tarii de destinatie de catre un traducator, inclusiv apostila, dupa care semnatura traducatorului se legalizeaza de catre un notar, iar in final pe traducerea legalizata se aplica apostila.

15. Actele pentru aplicarea apostilei pot fi prezentate fie personal de catre persoana vizata prin actul intocmit sau de catre persoana care l-a semnat, in cazul actelor emise de catre autoritatile administratiei publice centrale in interes propriu, fie de catre un reprezentant expres imputernicit prin mandat sau procura autentificata notarial.  

16. Persoana care depune actele pentru aplicarea apostilei in nume propriu va prezenta buletinul de identitate in original.
In cazul persoanelor care se afla in raporturi de rudenie de pina la gradul doi sau de casatorie, precum si al tutorilor si curatorilor,  se vor prezenta si documentele ce confirma raporturile de rudenie sau de casatorie ori instituirea tutelei sau curatelei.
In cazul reprezentantilor intreprinderilor si intreprinzatorilor, societatilor comerciale si altor persoane fizice sau juridice, se va prezenta si procura autentificata notarial sau alt document ce legalizeaza imputernicirile reprezentantului, in care sa fie indicate numele si datele personale ale persoanei imputernicite.

17. Dupa verificarea actelor depuse in vederea apostilarii, persoana responsabila va aplica apostila, conform modelului stabilit in anexa nr.1 la prezentul Regulament.
Toate rubricile apostilei se completeaza in limba moldoveneasca.
Corectari sau stergeri la completarea apostilei nu se admit.

18. Daca actul supus apostilarii este semnat de mai multe persoane, la pozitiile 2 si 3 ale apostilei se indica persoana care detine functia de rang mai inalt.

19. Daca semnatura si functia persoanei indicate in actul supus apostilarii nu se deslusesc, iar documentul a fost emis de un organ oficial, institutie, organizatie etc., la pozitia 2 se indica "semnatura indescifrabila", iar la pozitiile 3 si 4 se indica denumirea oficiala a institutiei emitente a actului.
Informatia despre aceasta institutie se include si in Registrul de evidenta a apostilei.

20. Copierea, certificarea, supralegalizarea sau multiplicarea apostilei nu se permite.

21. Aplicarea apostilei se inregistreaza intr-un registru separat (conform modelului stabilit in anexa nr. 2 la prezentul Regulament), in care se va indica obligatoriu:
a) numarul de ordine si data aplicarii apostilei;
b) numele semnatarului actului oficial si calitatea in care acesta a actionat sau, pentru actele nesemnate, autoritatea care a aplicat sigiliul sau stampila.

22. La cererea oricarei persoane interesate, autoritatile responsabile pentru aplicarea apostilei sint obligate sa verifice daca datele din apostila corespund celor din registru. Autoritatile vor contracara actiunile de abuz de solicitari pentru verificarea datelor din apostila.

23. In cazul aparitiei unor suspiciuni privind autenticitatea semnaturii sau sigiliului organelor abilitate, persoana responsabila pentru aplicarea apostilei este obligata sa retina actul pentru verificare suplimentara. Organele de resort interpelate in vederea efectuarii verificarilor vor prezenta, in termen de 5 zile lucratoare, raspunsul exhaustiv privind autenticitatea actului, semnaturii si a sigiliului.
Daca se adeveresc suspiciunile privind falsitatea actului supus apostilarii, persoanelor vizate li se cere o explicatie in scris si, in conformitate cu Hotarirea Parlamentului nr.1377-XII din 6 aprilie 1993 "Privind modul de transmitere a materialelor in organele de ancheta", se expediaza o sesizare organelor de cercetare penala, cu anexarea actelor ce confirma elementele constitutive ale faptei ilicite.

24. Actele prezentate pentru apostilare se elibereaza  depunatorilor cu apostila aplicata in decursul a 10 zile lucratoare. Verificarea suplimentara a actelor in conditiile prevazute la pct. 23 al prezentului  Regulament  poate dura pina la 25 de zile lucratoare.

25. Cuantumul platilor percepute pentru aplicarea apostilei este stabilit in Nomenclatorul lucrarilor efectuate si serviciilor prestate, contra plata, de subdiviziunile si institutiile subordonate Ministerului Justitiei si tarifelor la acestea, aprobat prin Hotarirea Guvernului nr. 241 din 6 martie 2006 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr. 43-46, art. 284).
Ministerul Afacerilor Externe si Integrarii Europene nu va prevedea taxe pentru aplicarea apostilei pe documentele administrative ale autoritatilor publice centrale emise in interes propriu.

26. Documentele apostilate se vor elibera depunatorilor dupa prezentarea bonului de plata care confirma achitarea platilor stabilite.

27. Aplicarea apostilei poate fi refuzata daca:
a) actul este destinat prezentarii pe teritoriul statului care nu este membru al Conventiei cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine sau care a formulat obiectii impotriva aderarii Republicii Moldova la aceasta Conventie;
b) textul actului nu este lizibil ca rezultat al deteriorarii;
c) actul este completat sau semnat cu creion sau este primit prin intermediul legaturii faximile;
d) actul contine completari sau corectari neconfirmate oficial;
e) actul nu este susceptibil a fi apostilat;
f) autoritatea responsabila nu detine specimenele semnaturilor persoanelor oficiale si amprenta sigiliilor sau stampilelor institutiilor corespunzatoare.

III. Dispozitii finale

28. Programul de primire a cetatenilor pe probleme de legalizare a actelor se coordoneaza cu conducerea autoritatilor responsabile pentru aplicarea apostilei, la propunerea persoanelor abilitate cu dreptul de aplicare a apostilei, si poate fi modificat in functie de numarul solicitantilor.

29. Informatia actualizata privind procedura, programul, termenele de examinare, tarifele stabilite, statele parti la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, precum si statele in raport cu care nu este ceruta nici o legalizare vor fi plasate pentru informare in locuri la care publicul va avea acces liber, precum si pe pagina web oficiala a organelor abilitate cu aplicarea apostilei.

30. Autoritatile responsabile pentru aplicarea apostilei vor dispune de specimenele semnaturilor persoanelor oficiale si amprentele sigiliilor sau stampilelor insitutiilor din Republica Moldova care sint responsabile de eliberarea actelor supuse apostilarii.
Orice schimbare a specimenelor si amprentelor mentionate mai sus va fi comunicata autoritatilor responsabile pentru aplicarea apostilei de catre institutiile vizate in termen de 3 zile lucratoare de la schimbarile survenite.

31. Persoanele abilitate cu dreptul de aplicare a apostilei sint responsabile  personal pentru aplicarea incorecta a apostilei si nerespectarea prevederilor prezentului Regulament.

32. Registrele de evidenta a apostilei, cu bonurile fiscale inserate, se pastreaza permanent.

33. Actele destinate prezentarii pe teritoriul statului care nu este parte la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine sau pe teritoriul statului, parte la Conventie, care a formulat obiectii impotriva aderarii Republicii Moldova la aceasta, vor urma procedura obisnuita de supralegalizare; prin supralegalizare intelegindu-se formalitatea prin care agentii diplomatici sau consulari ai tarii pe teritoriul careia actul urmeaza sa fie prezentat atesta veridicitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, autenticitatea sigiliului si a stampilei de pe acest act, aplicate pe actele oficiale intocmite pe teritoriul statului emitent.

Anexa nr. 1
la  Regulamentul privind aplicarea apostilei

Modelul apostilei
      APOSTILLE*
  (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
      APOSTILA
  (Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961)
1. Statul: Republica Moldova        
Prezentul act oficial    
2. a fost semnat de catre ........................................    
3. in calitatea sa de.................................................    
4. si poarta sigiliul/stampila .....................................
..............................................................................
      Confirmat    
5. la.........................  6. pe data.............................
7. de catre......................................    
8. cu nr:........................    
9. Sigiliul/stampila:      10. Semnatura.......................
................................       ........................................
  
___________________________  
* Dimensiunile apostilei sint 10x10 cm.

Anexa nr. 2
la  Regulamentul privind aplicarea apostilei

Anexa nr.2
la Hotarirea Guvernului nr.163
din  15 februarie 2007
Modificarile si completarile ce se opereaza
in unele hotariri ale Guvernului

1. Hotarirea Guvernului nr.129 din 15 februarie 2000 "Cu privire la Ministerul Justitiei al Republicii Moldova" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2000, nr. 19-20, art. 210), cu modificarile si completarile ulterioare, se modifica si se completeaza dupa cum urmeaza:
1)   la punctul 2, cifra "99" se substituie prin cifra "107";
2) in Regulamentul Ministerului Justitiei, anexa nr.1 la hotarire:
la punctul 4, alineatul trei se completeaza cu un nou alineat, avind urmatorul cuprins:
"asigura elaborarea si realizarea politicii de stat in domeniul justitiei";
punctul 8 se completeaza cu subpunctele 261), 39) si 40), avind urmatorul cuprins:
"261) este responsabil de aplicarea apostilei pe actele oficiale, date prin lege in competenta sa";
"39) participa la  elaborarea conceptiilor, strategiilor, programelor si a planurilor nationale in domeniul justitiei, monitorizeaza si evalueaza implementarea si impactul politicilor sectoriale elaborate de minister;
40) asigura racordarea politicilor in domeniul justitiei la prioritatile si necesitatile de integrare europeana ale tarii;

3) anexa nr. 2 va avea urmatorul cuprins:

Anexa nr.2
la Hotarirea Guvernului nr.129
din 15 februarie 2000

STRUCTURA
aparatului central al Ministerului Justitiei

Conducerea
Cabinetul ministrului
Directia generala legislatie
Directia generala relatii internationale si integrare europeana
Directia instante judecatoresti
Directia notariat si avocatura
Directia partide si organizatii neguvernamentale
Directia economico-financiara si administrativa
Sectia analiza, monitorizare si evaluare a politicilor
Sectia resurse umane
Sectia secretariat";
4) la anexa nr.3, pozitia "Centrul de evidenta a gajului, actelor notariale si a debitorilor" se exclude.

2. Punctul 1) din capitolul I al Nomenclatorului lucrarilor efectuate si serviciilor prestate, contra plata, de subdiviziunile si institutiile subordonate Ministerului Justitiei si tarifelor la acestea, aprobat prin Hotarirea Guvernului nr. 241 din 6 martie 2006 "Cu privire la aprobarea Nomenclatorului lucrarilor efectuate si serviciilor prestate, contra plata, de subdiviziunile si institutiile subordonate Ministerului Justitiei si tarifelor la acestea, precum si a regulamentelor privind modul si directiile de utilizare a mijloacelor speciale" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr. 43-46, art. 284), va avea urmatoarea denumire: "Directia generala relatii internationale si integrare europeana", iar tabelul se completeaza cu urmatoarea pozitie:
"Aplicarea apostilei:
a) pe actul emis pe numele sau in interesul cetatenilor Republicii Moldova, cetatenilor straini sau apatrizilor        100
b) pe actul emis pe numele sau in interesul persoanelor fizice (intreprinzatorilor) si persoanelor juridice        150".

3. In punctul 2 din Hotarirea Guvernului nr. 606 din 24 iunie 2005 "Cu privire la aprobarea structurii si efectivului-limita ale aparatului central al Ministerului Dezvoltarii Informationale" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2005, nr.89-91, art.668) cifra "54" se substituie cu cifra "50".

4. In punctul 2 din Hotarirea Guvernului nr. 644 din 1 iulie 2005 "Cu privire la structura si efectivul-limita ale aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe si Integrarii Europene" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2005, nr.92-94, art.701) cifra "159" se substituie cu cifra "157".

5. In punctul 2 din Hotarirea Guvernului nr. 1034 din 6 septembrie 2006 "Cu privire la aprobarea structurii Ministerului Educatiei si Tineretului" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.142-145, art.1096) cifra "58" se substituie cu cifra "57".